Huomioita käyttäjille

Syyskuussa 2015 valmistuivat kahdet yleiset ketterät sopimusehdot: IT2015 yrityksille ja JIT2015 julkiselle sektorille. Tapahtuma oli historiallinen siksi, että aiemmin ketteryyttä ei ole erikseen huomioitu yleisissä sopimusehdoissa. Ketterien projektien ostajat ovat joutuneet soveltamaan niitä itse ketterien hankintojen käyttöön.

Se, että kyseessä ovat ensimmäiset ketterät ehdot, ja että niiden laatimista on taatusti saatellut kiivas keskustelu, näkyy lopputuloksessa. Molemmat erityisehdot ovat hybridejä ketterän ja perinteisen projektimallin välillä. Molemmissa ehdoissa on lainattu terminologiaa, rooleja ja vastuita ketterien menetelmien ulkopuolelta.

Tämä kirjoitus summaa karkeasti, mitä ehtojen käyttäjien on hyvä huomioida.
Siinä kun yksityisen puolen IT2015 ketteryysehdot ovat yleistasoiset ja sopivat käytettäväksi oikeastaan minkä tahansa ketterän menetelmän kanssa, JIT 2015-ketteryysehtokokoelma on osittain erimielinen esim. Scrumin roolituksen kanssa. Siksi JIT2015-ketteryysehdot kaipaavat ennen käyttöönottoa huolellista läpikäyntiä ja tarvittaessa poikkeuksia ehtoihin sopimuksessa.

Molemmat ehdot on tarkoitettu erilliseen projekti- tai tuotantovaiheeseen, ja olettavat että ylläpidosta sovitaan erikseen.

IT2015 EKT, Erityisehtoja ohjelmistojen toimituksista ketterillä menetelmillä

Yksityisen sektorin IT2015 ketterät ehdot löytyvät selailukappaleena verkosta. Niiden käytöstä täytyy maksaa. Ehtoja on tarkoitettu käytettäväksi yhdessä IT2015 yleisten sopimusehtojen kanssa, ja ehtopakettiin kuuluu myös valmis sopimuspohja.
IT2015 EKT:tä käyttäessään kannattaa huomioida ainakin seuraavat asiat. Lista alkaa perinteisesti ketterään lähestymistapaan liitetyistä ominaisuuksista ja päätyy yleensä perinteisempään projektinhallintaan liitettyihin piirteisiin:

  • Ehdoissa oletetaan, että projektissa käytettävä ketterä menetelmä sovitaan sopimuksessa tai liitteenä olevassa projektidokumentaatiossa, joten se ei oikeastaan sisällä kannanottoja varsinaisiin työtapoihin kuten katselmointeihin, retrospektiiveihin ym.
  • Isoin riskienhallintamekanismi sopimusehdoissa on 14 pv:n irtisanomisaika
  • Iteraatioista, aikatauluista ja rooleista sovitaan sopimuksessa tai valitun ketterän menetelmän mukaan
  • Ehdoissa nostetaan erikseen esiin mahdollisuus nimetä avainhenkilöt sekä toimittaja- että tilaajapuolelta, jolloin näiden henkilöiden vaihtaminen on säänneltyä
  • Iteraation pituus voidaan valita vapaasti sopimuksen 14 pv irtisanomisajasta riippumatta, myös lyhyemmäksi kuin 14 pv
  • Toiminnallisuuksien hyväksyminen tapahtuu julkaisu kerrallaan
  • Julkaisun testausaikaa ei ole säädetty erikseen (mainitaan vain että se on tehtävä “ilman aiheetonta viivytystä”, mikä lienee myös tilaajan intressissä)
  • Omistusoikeudet koodiin jäävät toimittajalle, mutta asiakas saa siihen laajat käyttö- ja jatkokehitysoikeudet
  • Koko toimitukselle, ml. kaikki projektissa toimitetut julkaisut, myönnetään 6 kuukauden takuu
  • Osapuolten välillä on 6 kuukauden rekrytointirajoitus
  • Sopimusehdot eivät eksplisiittisesti tue jatkuvaa tuotekehitystä, vaan ne on tarkoitettu projektimaiseen tekemiseen

JIT 2015, Erityisehtoja ketterillä menetelmillä toteutettavista projekteista

Julkisen sektorin JIT2015 ketterät ehdot löytyvät myös verkosta. Myös JIT2015 ketterät erityisehdot on tarkoitettu käytettäviksi sopimuksen liitteenä yhdessä JIT 2015 Yleisten sopimusehtojen kanssa, ei siis yksinään.
JIT 2015-ketteryysehdoissa on perinteinen sopimusehtojen lähtökohta siinä mielessä, että ehdoissa ei juurikaan oteta kantaa toimivan yhteistyön varmistamiseen, vaan fokusoidaan mahdolliseen ongelmien jälkiselvittelyyn. Tilaajan ja toimittajan käytännön yhteistyön varaan jää siten varmistaa, että molemmilla on samat tavoitteet ja siten mahdollisuus tehdä rakentavaa yhteistyötä.

JIT2015 ketteriä ehtoja käytettäessä kannattaa myös huomioida, että ne muuttavat melko paljon esim. Scrumin keskeisiä elementtejä. Scrumia käytettäessä on siis joko sovittava muutoksista Scrumiin kehitystyön arjessa, tai tehtävä sopimuksessa ehtoihin poikkeuksia Scrumin hyväksi. Ehtoihin sisältyy myös hyvin yksityiskohtaisia säädöksiä esim. kehitystiimin sijainnista.

Myös ratkaisukuvaus, eli “toimituksen kohteen kuvaus yksityiskohtaisella tasolla ja siitä, miten ratkaisu täyttää vaatimukset ja määritykset” pitää ehtojen mukaan kirjoittaa toimitusprojektin alussa. Tämä kuuluu olennaisena osana perinteisen mallisiin projekteihin, mutta ei yleensä ketteriin tapoihin.

Lisäksi ehdoissa korostuu huomattavasti avoimen lähdekoodin ratkaisujen suosiminen, joka ei sinänsä liity ketteryyteen mutta on ymmärrettävästä syystä julkishallinnon projekteissa arvostettava asia. Tästä korostuksesta kertoo mm. valmiiksi kirjoitettu ehtojen alaisten projektien lopputuloksiin liitettävä lisenssiehtolauseke.

Seuraavassa karkea lista ehtojen erityishuomioitavista asioista, jotka alkaa perinteisesti ketteriksi katsotuista piirteistä ja päättyy yleensä perinteiseen projektinhallintaan liitettyihin ulottuvuuksiin:

  • JIT-ehdoissa korostuu valmiin määritelmä ominaisuuksille. Tilaaja ja toimittaja sopivat siitä yhdessä. Ehtojen käyttöohjeissa on annettu esimerkkejä siitä millainen se voi olla, ja miten se voidaan tarkentaa ja kiristää projektin aikana.
  • Tilaaja ja toimittaja voivat sopia avainhenkilöistä, joita toimittaja ei saa vaihtaa ilman tilaajan lupaa ja tilaaja ilman ilmoitusta toimittajalle
  • Ellei toisin sovita, projektissa käytetään toimittajan menetelmiä mutta tiimin toimipaikkana on tilaajan toimisto (jolloin tiimillä voi olla erityisvaatimuksia tilojen suhteen)
  • Ellei toisin sovita, kehitystyön tulos tallennetaan julkiseen versionhallintajärjestelmään
  • Koodin omistusoikeus jää toimittajalle, mutta tilaajalla on laajat käyttö- ja jatkokehitysoikeudet
  • Ellei toisin sovita, kaikkeen projektissa tuotettuun tulee laittaa näkyviin sopimusehdoista valmiit avoimen lähdekoodin lisenssilausumat
  • Toisin kuin ketterässä maailmassa on ehkä perinteisesti ajateltu, toimittajalla on vastuu projektin onnistumisesta
  • Sopimusehtopaketti nimeää roolituksen ketterien menetelmien ohi perinteisestä maailmasta: toimittajalla on projektipäällikkö jonka tehtävä on raportoida ohjausryhmälle. Toimittajalla on myös suunnitteluvastaava iteraatioille ja työlistalle. Tilaajan vastuulla on vain tiedon antaminen, päivittäinen osallistuminen ja toimitusten hyväksyminen. Esim. Scrumissa työlistan järjestäminen on keskeisesti asiakkaan tuoteomistajan tehtävä, jotta asiakkaalla pysyisi visiovastuu. JIT2015-ketteryysehdot poikkeavat tästä mallista.
  • Ehdoissa puhutaan myös ehdottomista vaatimuksista, joihin projektin sisältö sidotaan, sekä valinnaisista vaatimuksista ja muutoksista joista sovitaan erikseen. Perinteisesti ketterässä maailmassa näitä vaatimustyyppejä ei ole eroteltu, jotta mahdollisesti hukkaan menevää ja oppimista estävää esisuunnittelua voitaisiin välttää.
  • Osatoimitukselle on 7 päivää hyväksyntätestausaikaa, jonka aikana seuraavaa iteraatiota ei saa aloittaa [Muokkaus 31.10. Agile Finlandin ketterien ehtojen seminaarin perusteella: Iteraatiolla tarkoitetaan sprinttiä tai vastaavaa, ja ehtojen laatimisessa mukana ollut Karolina Lehto Hanselista tarkentaa seuraavaa: osatoimituksen hyväksymistestausaikana ei saa aloittaa seuraavan osan ensimmäistä sprinttiä, ellei toisin ole sovittu, mutta mahdollisia muihin osiin kuuluvia iteraatioita saa kyllä edistää.]
  • Koko ohjelmistolla on lisäksi 30 päivää hyväksyntätestausaikaa, ja tilaajan on toimitettava testaussuunnitelma etukäteen toimittajalle
  • Takuu 6 kk alkaa tilaajan  hyväksymisestä sovellukselle
  • 12 kuukautta ylläpitoa kuuluu projektisopimukseen [Muokkaus 31.10. Agile Finlandin ketterien ehtojen seminaarissa: ehto koskee tällaisenaan avoimen lähdekoodin ehdoin julkaistavaa sovellusta, ja muissa toimitustyypeissä toimittaja sitoutuu tarjoamaan erikseen sovittavat tuki- ja ylläpitopalvelut yhden vuoden ajan]
  • [Muokkaus 31.10. Agile Finlandin ketterien ehtojen seminaarissa:] Ehdoista puuttuu ketterille sopimuksille tyypillinen nopean ja helpon irtisanomisen ehto

Tulkintakäytäntö syntyy sopimusten arjessa

Molemmat sopimusehtopaketit ovat ensimmäinen yritys laatia yleiset ketterät ehdot, ja kompromissien hakeminen totuttujen tilaaja-toimittajaroolien ja ketterän maailman välille on ollut valmisteluryhmissä taatusti haastavaa. Kun molemmat ehdot saavat käyttöä sopimusten liitteinä, tarkentuu myös varmasti niiden tulkinta pikku hiljaa. Toivottavasti jatkokeskusteluissa löytyy tarkennuksia, ja ketterät kehityshankkeet vaihtavat keskenään myös kokemuksia ehtojen toimivuudesta. Esim. Agile Finland ry:n toiminnassa siihen löytyy mahdollisuuksia ketterä omistajuus -tapaamisista, joissa ketterät tilaajaorganisaatiot pääsevät vaihtamaan kokemuksia ostamisesta, ohjaamisesta ja kehityskäytännöistä.

Kiitos sopimusehtojen laatijoille ja toivottavasti keskustelu käy vilkkaana!

Karoliina Luoto ja Martin von Weissenberg
Agile Finland ry

Kiitos korjauksista Kaj Erlundille ja Karolina Lehdolle (31.10. seminaariin liittyen) sekä kommenteista kirjoitusvaiheessa Jussi Höltälle ja Hannu Rannalle.

Karoliina Luoto

Leave a Comment